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25/07/2018

Perché gestire la tua flotta aziendale con Excel è rischioso

Gestire una flotta aziendale significa ricoprire una serie di attività diverse e complementari tra loro (logistiche, amministrative, di pianificazione e manutenzione), che presuppongono un’efficiente organizzazione e comunicazione tra i vari reparti e dipendenti.

Come accennato nel precedente articolo “Gestione flotta aziendale: problemi, obiettivi e (possibili) soluzioni”, affidarsi a un foglio di calcolo come Excel non sempre è la giusta soluzione. Vediamo perché.

Limiti e svantaggi di Excel per gestire la tua flotta aziendale

Excel è un programma di calcolo e quindi non è una banca dati (e su questo ci siamo). Quali sono i limiti e i rischi a cui vai incontro?

Non hai una panoramica dei dati: i fogli di calcolo vanno costantemente monitorati e aggiornati manualmente. Non esistono automatismi. Tra inserimento dati, prenotazione veicoli, anagrafiche dei guidatori, assegnazione mezzi di trasporto, contratti di noleggio ecc. scommettiamo che prima o poi qualche dato viene perduto o non aggiornato?

Non hai una visione complessiva dei costi: annotare per ogni tipologia di veicolo le spese e i possibili costi futuri, significa creare un foglio di lavoro ad hoc per tipologia di costo e inserire i rispettivi veicoli in ogni riga. Risultato? Le tabelle si moltiplicano e comprenderle diventa un’ardua impresa.

Non puoi prevedere il chilometraggio: un semplice foglio di calcolo non è in grado di fare previsioni future e accurate sul chilometraggio di ogni veicolo (d’altronde non è stato creato per svolgere queste mansioni). Ovviare a questo, significa evitare il rischio di superare la quantità di chilometri stipulati nel contratto di noleggio e non andare quindi incontro a ulteriori costi.

Non sono ammesse distrazioni: nel documento Excel inserisci tutti gli appuntamenti e le scadenze dei veicoli, così come la gestione delle varie attività. Per quanto il tuo lavoro sia accurato e certosino, devi sempre avere la situazione sotto controllo e controllare quotidianamente -e più volte- i dati. Pena, possibile dimenticanza e gravi rischi per l’azienda. In parole povere: Excel non ti ricorderà mai in automatico i tuoi appuntamenti e scadenze. Semplificarsi la vita, a volte è la chiave di tutto.

Gestione flotta aziendale: Perché affidarsi a un software gestionale

Ti piacerebbe se un software gestionale ti aiutasse a:

  • Monitorare contemporaneamente tutti i mezzi (e i relativi guidatori) su mappa geografica?
  • Gestire tutti i dati da remoto tramite una piattaforma Web o un’App dedicata e conservare lo storico dati esportandoli in pdf o Excel?
  • Accedere ai dati h24 da qualsiasi parte del globo e potervi intervenire nell’immediato?

Tramite un apposito software per la gestione della flotta aziendale, tutti questi vantaggi (di cui attualmente non puoi godere tramite un foglio di calcolo), potranno finalmente diventare realtà. I vantaggi assicurati da una piattaforma come Beetrack garantiscono risparmio di tempo, efficienza e maggiore sicurezza da furti ed incertezze.

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