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18/07/2018

Gestione flotta aziendale: problemi, obiettivi e (possibili) soluzioni

Gestire una flotta aziendale non è un gioco da ragazzi. Il fleet management ricopre una vasta gamma di attività che necessitano di meticolosa organizzazione e pianificazione, con il fine di incrementare i profitti, ridurre gli sprechi e risolvere in maniera efficace i continui imprevisti a cui il settore è continuamente esposto. In questo articolo ne esploreremo le principali:

Attività | Problematiche | Obiettivi

Attività del fleet management

Quali sono le principali attività? Avere una flotta aziendale significa dovere gestire:

  • Attività finanziarie (acquisto, noleggio, leasing, stipula assicurazioni ecc.),
  • Attività logistiche (trasporto, collocazione, assegnazione e autorizzazione dei guidatori ecc.),
  • Attività di manutenzione (sostituzione pneumatici, manutenzione ordinarie e straordinari ecc.),
  • Attività di pianificazione: consegne e interventi.

Le 4 principali problematiche

Le principali problematiche che si trovano ad affrontare i responsabili del settore, riguardano le seguenti tematiche:

  1. Prenotazione e disponibilità dei veicoli;
  2. Controllo dei mezzi di trasporto;
  3. Costi complessivi;
  4. Report e statistiche.

1. Prenotazione e disponibilità dei veicoli

Gestire la richiesta di prenotazione dei veicoli e la relativa assegnazione agli autisti, presuppone un attento e aggiornato inserimento dei dati (generalità del conducente e stato del veicolo, inizio, durata e fine del contratto stipulato, spese e costi complessivi ecc.).

L’inserimento spesso manuale su un foglio Excel non è esente da errori. Per quanto indubbiamente si tratti di un efficiente strumento di organizzazione, quando ci si trova ad organizzare attività così complesse, l’errore umano è dietro l’angolo.

Risultato? Sistema di prenotazione non aggiornato, possibile dimenticanza di inserimento dati, stessa prenotazione assegnata a due autisti, veicolo prenotato più volte. Insomma, le conseguenze possono essere più o meno ‘fatali’ e le responsabilità andranno inevitabilmente a ricadere sul responsabile di gestione della flotta aziendale.

2. Controllo mezzo di trasporto

Nello scenario delle flotte aziendali capita spesso che un veicolo non venga assegnato in maniera permanente allo stesso autista. Da ciò ne consegue che chi è alla guida del mezzo, possa non sentirsi responsabile delle condizioni dello stesso. Non conoscere le generalità del conducente, i luoghi e i tempi di percorrenza, lo stato di giacenza della merce, le possibili infrazioni commesse, sono disagi piuttosto frequenti quando non si ha il continuo controllo della situazione.

3. Costi complessivi

Quando si gestisce una flotta condivisa, l’inserimento e l’aggiornamento dei dati sui singoli veicoli è fondamentale per avere la visione dei costi complessivi (consumo carburante, km percorsi, manutenzione ecc.).  Con la gestione manuale si rischia di perdere questa visione d’insieme.

4. Report veicoli

Stilare report sui veicoli, se non si è in possesso di dati aggiornati e per di più riportati in posti diversi (Excel, documenti cartacei ecc.) è decisamente complesso. Ne consegue che una programmazione strategica dei veicoli e l’ottimizzazione dei costi, diventa un’impresa piuttosto ardua.

Quali sono gli obiettivi del fleet management?

  • Incrementare le attività relative ai trasporti aziendali
  • Ridurre i costi complessivi
  • Eliminare i rischi emergenti, garantendo il totale rispetto delle norme vigenti.

Come fare per raggiungere gli obiettivi? Parola d’ordine: automatizzazione. Affidarsi a un software gestionale che ti fornisce in maniera automatica dati aggiornati h24 (anagrafica dei dipendenti, stato del veicolo, costi, percorsi effettuati, stato della merce ecc.) e che invia una notifica in tempo reale su possibili problematiche e performance dei mezzo, ti aiuterà non solo a non ‘inciampare’ in possibili e prevedibili errori, ma soprattutto a ridurre le spese e a migliorare complessivamente le entrate dell’azienda.

 

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